Der schrittweise Übergang zur obligatorischen elektronischen Rechnung im deutschen B2B-Sektor erreicht zum 1. Januar 2027 die nächste entscheidende Phase: Während der reine Empfang strukturierter Formate bereits seit 2025 vorausgesetzt wird, greift ab 2027 die Verpflichtung zur aktiven Ausstellung für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 Euro. Damit rücken neben den rein technischen Schnittstellen vor allem zwei Kernaspekte in den Vordergrund: eine GoBD-konforme Archivierung (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben.
Was bedeutet das für Sie?
GoBD-konforme Archivierung
Elektronische Rechnungen müssen acht Jahre lang unverändert und sicher gespeichert werden. Ein einfaches PDF oder das Speichern auf einem normalen Laufwerk reicht nicht mehr aus. Die Rechnungen müssen im vorgeschriebenen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) archiviert werden, damit sie jederzeit lesbar und nicht manipulierbar sind.
Datenschutz und DSGVO
Elektronische Rechnungen enthalten oft personenbezogene Daten, zum Beispiel Namen oder Adressen. Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf diese Daten haben. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist müssen die Daten sicher und vollständig gelöscht werden. Sie sollten klare Löschkonzepte und Zugriffsregelungen haben.
IT-Sicherheit
Die Übertragung und Speicherung der Rechnungen muss sicher erfolgen. Nutzen Sie Verschlüsselung, sowohl beim Versand als auch bei der Speicherung („Ruhezustand“). Wenn Sie externe Dienstleister, Cloud-Anbieter oder E-Invoicing-Plattformen nutzen, müssen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) abschließen. Achten Sie darauf, dass auch diese Dienstleister hohe Sicherheitsstandards einhalten.
Was sollten Sie tun?
- Prüfen Sie frühzeitig, ob Ihre Buchhaltungs- und IT-Systeme die neuen Anforderungen erfüllen.
- Sorgen Sie für sichere Übertragungswege und eine verschlüsselte Speicherung.
- Regeln Sie Zugriffsrechte und erstellen Sie ein Löschkonzept.
- Schließen Sie notwendige Verträge mit externen Dienstleistern ab. AVV bekommen Sie bei uns hier: https://shop.wirlebendatenschutz.de/shop/av-vertrag-avv-vorlage-fur-alle-ihre-dienstleister-311
So vermeiden Sie rechtliche Probleme bei Steuer- und Datenschutzprüfungen und schützen die sensiblen Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Geschäftspartner.